Матрица расстановки приоритетов для всего
Получите наглядное представление об относительной степени важности проектов своей команды, а затем сравните ее со степенью важности работы, запрошенной другими командами.
ИСПОЛЬЗУЙТЕ ЭТУ ИГРУ ДЛЯ ТОГО, ЧТОБЫ…
Составлять ежеквартальные и годовые планы с учетом имеющихся ресурсов для достижения максимального результата.
Эта игра может помочь, если у вас обнаружились проблемы с или в результате оценки работоспособности.
Сотрудники
3–6
Время на подготовку
30 мин
Время
60 минут
Сложность
Высокая
Проведение игры
Некоторые задачи просто не будут выполнены. Но это нормально, если вы договоритесь сначала решать критически важные задачи, а затем браться за остальные.
Материалы
Доска или плотная бумага
Маркеры
Стикеры
Карточки для записей
Подготовка
Перед сеансом заполните карточку для каждой части работы, которой следует назначить приоритет. Единицы работы могут иметь любой масштаб (задачи, пользовательские истории, проекты, инициативы и т. д.), но проще остановиться на одном масштабе, чтобы не сравнивать несопоставимые вещи.
На каждой карточке необходимо описать четыре фактора, которые будут приниматься во внимание:
- Описание
- Ожидаемый результат
- Уровень усилий
- Риски и зависимости
НАПРИМЕР…
Заполните все карточки по этому шаблону.
Этап 1
Подготовьтесь (5 минут)
Настройте группу на нужный лад: хотя в игре участвуют несколько команд, мы все — одна компания, объединенная общей целью.
Если мы будем помнить об этом при расстановке приоритетов, то сможем прийти к общему пониманию того, что поможет (а что не поможет) нам выполнить миссию. В противном случае мы начнем конкурировать друг с другом и откладывать задачи первостепенной важности на более поздний срок.
Этап 2
Настройка матрицы (5 мин.)
Нарисуйте сетку 2x2 на доске или плотной бумаге и запишите над ней главные цели команды. Назовите ось X «Срочность» и поставьте в ее левом конце отметку «Раньше», а в правом — «Позже». Назовите ось Y «Уровень воздействия» и поставьте в ее нижней части отметку «Низкий», а в верхней — «Высокий».
Запишите над матрицей одну‑две самых важных цели команды.
Профессиональный совет
Четко сформулировать, что является путеводной звездой команды, будет намного проще, если показатель «общее понимание» находится в зеленой зоне по результатам оценки работоспособности. В противном случае попробуйте провести игру OKR, цели, признаки и показатели или Речь в лифте до расстановки приоритетов.
Этап 3
Расстановка приоритетов в работе команды (20 мин.)
Вместе с группой наклейте карточки на доску, располагая их относительно других карточек в зависимости от сроков выполнения и влияния на цели.
Обсуждайте в группе расположение карточек и продолжайте перемещать их, пока не добьетесь равномерного распределения по доске. Естественно будет начать с левого верхнего угла, но очень важно распределить их.
Этап 4
Рисование линий выполнимости (10 мин.)
Нарисуйте на доске две дуги, чтобы отделить обязательные работы от желательных и от тех, которые можно не выполнять.
Все, что находится в левом верхнем углу, защищено, потому что эти работы вы просто обязаны выполнить. Не помещайте сюда ничего, что не является жизненно важным для достижения цели.
Все, что находится в правом нижнем углу, скорее всего, будет отложено. Это не значит, что данные работы никогда не будут выполнены, просто до них дойдет очередь после завершения более важных работ.
Старайтесь, чтобы объем обязательной работы не превышал 40 % загрузки команды, а объем желательной работы — 30 %. Тогда у вас останется возможность удовлетворять запросы других команд, не говоря уже о срочных запросах, которые могут возникнуть.
Профессиональный совет
При обсуждении того, какие работы можно отложить или просто не делать, могут возникать неприятные моменты. Чтобы снять напряжение, держите фокус внимания группы на путеводной звезде.
Этап 5
Добавление запросов (15 мин.)
При назначении приоритетов запросам от других команд с учетом уже имеющихся работ задавайте себе следующие вопросы:
Являются ли цели другой команды критически важными (например, на уровне компании)?
Если вы не удовлетворите запрос другой команды, как это повлияет на достижение ее цели?
Разместите запросы и перерисуйте линии, чтобы было видно, чего вы можете достичь теперь. Если выполнение запроса ставит под угрозу вашу собственную цель, рассмотрите этот запрос и обсудите варианты.
Если цели обеих команд критически важны, поговорите с руководством о том, чтобы привлечь дополнительных сотрудников.
Если цель другой команды критически важна, а ваша — нет, просто выполните запрос.
Если цели обеих команд не являются критически важными, изучите все тонкости и придите к согласию.
Профессиональный совет
Независимо от результата упражнения, сообщите о принятых решениях, их причинах и любых возникающих рисках для достижения целей.
НАПРИМЕР…
Взгляните на матрицу приоритетов, созданную командой Confluence Server.
Успешно справились?
Обязательно проведите с командой полный сеанс оценки работоспособности или контрольную проверку, чтобы узнать, совершенствуетесь ли вы.
Последующие действия
Сообщите о результатах сеанса всей проектной команде, заинтересованным лицам и другим людям, работа которых может быть затронута. Объясните, почему вы провели линии именно так, и привлеките внимание к любым оставшимся рискам.
Нравится Playbook?
Хотите узнать о появлении новых игр и схем оценки работоспособности? Тогда оставьте свой адрес.
Получили отзыв?
Оставьте вопрос или комментарий на сайте сообщества Atlassian.
