Управление проектами для людей без подобного опыта


Действия по устранению неполадок, а также навыки и методы, необходимые, чтобы доставить продукт и не сойти с ума.

Что такое управление проектами?

Управление проектами — это искусство составления и последующей реализации плана. Эх, если бы все было так просто... Вам придется собрать проектную команду и отслеживать ход выполнения работ. Придется управлять ожиданиями. Придется прогнозировать легкоустранимые проблемы, и выявлять те, что все-таки проберутся в продукт незамеченными.

Если это звучит пугающе, значит, вы пришли по адресу. Здесь вы получите дельные советы по организации деятельности на каждом этапе проекта, а также сможете загрузить шаблоны, призванные облегчить вам жизнь. Считайте это бесплатным тренингом по управлению проектами. Готовы? Давайте начнем.


Навыки управления проектами

Коммуникация — важный навык для управления проектами.

Коммуникация

Общения мало не бывает. Членам команды требуются разъяснения, заказчики хотят быть в курсе хода работ, а спонсорам нужны результаты.

Тайм-менеджмент — важный навык для управления проектами.

Тайм-менеджмент

Помимо управления графиком реализации проекта, вам нужно планировать встречи и управлять собственным рабочим временем. 

Устранение проблем — важный навык для управления проектами.

Устранение проблем

Возможно, в рамках своей основной должности вы решаете множество проблем — старайтесь мыслить творчески!

Организационная осведомленность — важный навык для управления проектами.

Организационная осведомленность

Узнайте, на какие параллельные проекты могут быть привлечены люди и ресурсы, на которые вы рассчитываете. 

Дипломатия и ведение переговоров — важные навыки для управления проектами.

Дипломатия

Приготовьтесь галантно решать проблемы планирования, конфликты приоритетов и личностные конфликты.

Профессиональный совет. Самое важное умение — умение выходить из своей привычной роли и выполнять функции менеджера проектов.

Этапы управления проектами

Если вы стали «невольным менеджером проектов», вполне возможно, что работы над проектом велись еще до того, как он попал в ваши руки. Перейдите по следующим ссылками, чтобы узнать, на каком этапе находится проект и что делать дальше. И не забудьте убедиться, что на предыдущих этапах не осталось незавершенных работ.

Шаг 1. Концепция

Не спешите на этом этапе. Выполняйте итерации, руководствуясь пониманием проблемной области и потенциальными решениями, пока не будете уверены, что находитесь на верном пути.

Построение бизнес-сценария — часть процесса управления проектами.

Постройте бизнес-сценарий

Определите проблему, которую необходимо решить, и ценность, которую можно получить в результате ее решения. Поговорите с целевыми клиентами, внешними или внутренними, чтобы полностью понять проблемную область. При построении бизнес-сценария для проекта сосредоточьтесь на действиях, которые, по вашему мнению, смог бы выполнять клиент. Особенности реализации лучше оставить до мозгового штурма, который вы организуете с вашей командой для поиска решения.

Рекомендуемые действия 

 

 

 

Построение бизнес-сценария — задача специалистов по управлению проектами
Соберите проектную команду.

Соберите проектную команду

Соберите людей, обладающих необходимыми навыками. Постарайтесь создать мультидисциплинарную команду с разноплановым опытом и разными подходами к решению проблем. Согласно исследованиям, многокультурные команды демонстрируют более высокие результаты. Отложить начало проекта на пару недель ради подбора подходящей команды может быть весьма разумно.

Рекомендуемые действия 

  • Свои правила: составьте общественный договор проектной команды.
  • Health Monitor™: самостоятельная оценка сильных сторон и областей риска вашей команды.

 

 

 

Формирование проектной команды — задача специалистов по управлению проектами.
Определите критерии успеха для вашего проекта на этапе формирования концепции.

Определите критерии успеха

Установите измеримые цели и показатели, позволяющие отследить их достижение. Убедитесь, что проект является своего рода ступенькой для достижения более крупных бизнес-целей. Если этого не происходит, значит, проект выбран неверно (или же выбран верно, но нужное время еще не пришло).

Рекомендуемые действия: 

 

 

 

Определение критериев успеха — задача специалистов по управлению проектами.
Используйте мозговой штурм для решения проблемы, на которую направлен ваш проект.

Принимайте решения по методу мозгового штурма

Задействуйте свои навыки решения проблем. Пришло время подумать о конкретных решениях, способах их реализации и о том, как клиент будет работать с итоговым продуктом. Подключите свою команду и будьте амбициозны на этом этапе. Проще ограничить смелую идею, чем превратить обычную идею во что-то инновационное.

Рекомендуемые действия 

  • Долой стереотипы: составьте длинный список отличных идей за короткое время.
  • Ассоциативная карта: исследуйте проблему с различных сторон и систематизируйте свои идеи для поиска решений.

 

 

 

Мозговой штурм при поиске решений с проектной командой — задача специалистов по управлению проектами.
Совершайте ошибки и адаптируйтесь при построении прототипа решения для вашего проекта.

Создавайте прототипы и выполняйте тестирование

В зависимости от природы вашего проекта прототип может быть как блок-схемой, нарисованной на салфетке, так и примерно набросанным (но при этом работающим) кодом. Покажите его целевым клиентам или заинтересованным сторонам, чтобы получить обратную связь как можно раньше. Это идеальный момент для совершения ошибок и дальнейшей адаптации.

Рекомендуемые действия 

  • Наглядная презентация: визуализируйте концепцию, чтобы было проще получить обратную связь.
  • Визуализация концепции: убедитесь, что ваш проект нацелен на нужды пользователей, реалистичен и выгоден как для клиента, так и для бизнеса.

 

 

 

Получение ранней обратной связи от клиентов — задача специалистов по управлению проектами.

Признаки того, что ваш проект подвержен рискам на этапе выработки концепции

ЦЕННОСТЬ ПРОЕКТА НЕЯСНА

Как вернуться на правильный путь?

Выберите определенного человека из числа клиентов (внутренних или внешних) и включите эмпатию. Представьте, зачем ему это нужно, и попробуйте согласовать это с более крупными целями компании. Проводите итерации до тех пор, пока у вас не получится прочно связать ценность для покупателя с ценностью для вашего бизнеса.

Рекомендуемые действия

  • 5 «почему»: сделайте так, чтобы ваша команда четко осознавала проблему и ее влияние на клиента.
  • Разговор с клиентом: выясните потребности клиента в контексте использования вашего продукта или сервиса.
  • Визуализация концепции: убедитесь, что ваш проект нацелен на нужды клиентов и коммерчески оправдан.

Загрузите шаблон визуализации концепции, чтобы упростить управление проектом.
Готовы опробовать визуализацию концепции? У нас есть шаблон, с помощью которого вы сможете начать работу.
 
Конфликт целей или приоритетов

Как вернуться на правильный путь?

Согласуйте одну (да, всего одну) цель, которая станет «путеводной звездой» вашего проекта. Затем разберите конфликтующие приоритеты с учетом этой цели. Столкнувшись с компромиссами, отдавайте предпочтение варианту, находящемуся ближе к «путеводной звезде».

Рекомендуемые действия

  • Цели, признаки, показатели: убедитесь, что ваш проект находится на верном пути и вы знаете, как выглядит положительный результат.
  • Расстановка приоритетов: создайте подвижные шкалы, чтобы продемонстрировать значимость каждого показателя, и установите приоритеты для задач. 

Конфликт приоритетов — признак того, что ваш проект подвержен рискам.
Никто не знает, кто несет ответственность

Как вернуться на правильный путь?

Добейтесь, чтобы все заинтересованные лица — члены команды, заказчики и спонсоры — понимали, на ком лежит окончательная ответственность. Вы как менеджер проекта несете ответственность за реализацию проекта в установленный срок и в рамках бюджета, однако общий успех проекта может зависеть не от вас.

Рекомендуемые действия

  • Роли и обязанности: определите роль каждого сотрудника в проекте, а также задачи, которые он должен исполнять, чтобы команда достигла успеха.
  • Запуск проекта: добейтесь общего понимания главной цели проекта, объема работ, ценности, сроков и ответственности за принятие решений.
  • Принципы DACI для принятия решений: определите, кто несет ответственность за принятие определенных решений и какую роль играет оставшаяся часть команды.

Загрузите шаблон визуализации концепции, чтобы упростить управление проектом.
Готовы опробовать платформу DACI? У нас есть шаблон, с помощью которого вы сможете начать работу.
 
Проектная команда не может договориться о направлении

Как вернуться на правильный путь?

Сначала убедитесь, что ваша команда полностью поняла, какая проблема решается и как она может повлиять на клиента. Не стесняйтесь обращаться к руководству за разъяснениями относительно того, что приоритетно для бизнеса, а что — нет. При поиске поддержки вместо открытого вопроса «Что делать?» предложите им возможные варианты.

Рекомендуемые действия

  • Оценка проблемы: исследуйте проблемную область и ее влияние на клиентов.
  • Проверка концепта: создайте пространство для открытого обсуждения и получения обратной связи от руководителей компании, чтобы никто не сомневался в ценностях и выбранном направлении.
Несовпадение мнений о направлении — признак того, что ваш проект подвержен рискам.

Профессиональный совет. Проведите семинар Health Monitor™ в своей команде (лучше всего в самом начале проекта). Вы сможете самостоятельно оценить свою команду по восьми показателям, характерным для эффективных и продуктивных команд. 

Шаг 2. Планирование

Процесс планирования должен быть относительно коротким. Хотя мы рекомендуем использовать итерационный подход к планированию, существует несколько задач высшего порядка, которые нужно завершить, прежде чем приступить к реализации проекта.

Определение объема работ по проекту — часть процесса управления проектами.

Определите объем работ по проекту

На основе обратной связи, полученной в рамках раннего тестирования, установите для задач, которые нужно включить в проект, приоритеты с учетом показателей успеха. Четко определите, на какие компромиссы придется пойти. Например, для оптимизации с целью облегчения использования может потребоваться сдвинуть сроки или увеличить бюджет.

Рекомендуемые действия 

  • Расстановка приоритетов: создайте подвижные шкалы, чтобы продемонстрировать значимость каждого показателя, и договоритесь о приоритете задач.
  • По следам клиента: изучите, как происходило взаимодействие с клиентом, чтобы можно было спроектировать более качественный продукт.

 

 

 

Определение объема работ и составление бэклога — задача специалистов по управлению проектами
Управление зависимостями — задача специалистов по управлению проектами.

Выявите зависимости и управляйте ими

Зависит ли успех проекта от сотрудников (ресурсов, активов), не входящих в основную проектную команду? Перечислите их, указав, кто именно будет отвечать за ту или иную часть работы и когда эти сотрудники будут готовы ее выполнить. Даже если вы не сможете устранить проблемные места на этом этапе, вам нужно определить их и включить в процесс планирования проекта.

Рекомендуемые действия 

  • Роли и обязанности: определите роль каждого сотрудника в проекте, а также задачи, которые он должен выполнять.

 

 

 

Управление зависимостями — задача специалистов по управлению проектами.
Составьте план действий на этапе планирования проекта.

Составьте план действий и бэклог

Согласовав объем работ и изучив зависимости, разбейте план проекта на отдельные задания и оцените время и усилия, необходимые для выполнения каждого из них. После этого займитесь планированием — расставьте контрольные точки и установите целевую дату завершения. Затем объедините все работы в бэклоге, чтобы осуществлять планирование на коротких итеративных циклах.

Рекомендуемые действия: 

 

 

Создание плана действий с контрольными точками — задача специалистов по управлению проектами.
Минимизируйте как можно больше рисков на ранних этапах проекта.

Прогнозируйте и минимизируйте риски

Защитите себя от возможных проблем в будущем. Подумайте, по каким «фронтам» проект может провалиться, и перейдите в превентивный режим. Попробуйте определить вероятность оглушительного успеха, о котором вы еще даже не задумывались: упущенные возможности тоже являются формой риска.

Рекомендуемые действия 

  • Не ждите вскрытия: подумайте о том, что может пойти не так, и запланируйте превентивные меры. 

 

 

 

Минимизация рисков — задача специалистов по управлению проектами
Сделайте план коммуникации частью общего плана проекта.

Разработайте план коммуникации

Установите график совещаний с командой и информирования заинтересованных сторон и сообщите его окружающим. (Будет здорово, если получится свести количество совещаний к минимуму!) Затем запланируйте регулярные совещания и добавьте в календарь напоминания о регулярном обновлении плана проекта и информационной панели (или внутренней главной страницы).

Рекомендуемые действия 

  • Стендапы: ежедневная возможность поговорить с командой о состоянии работ и блокерах.

  • Карта проекта: это удобный способ делиться целями, состоянием и графиком реализации проекта.  При регулярном обновлении карта проекта будет служить вам отчетом о состоянии (куда более простым в составлении). 

 

 

 

Создание плана коммуникаций — задача специалистов по управлению проектами.

Признаки того, что ваш проект подвержен рискам на этапе планирования

ВЫ ЗАСТРЯЛИ В РЕЖИМЕ ПЛАНИРОВАНИЯ

Как вернуться на правильный путь?

Выйдите из состояния «аналитического паралича» и начните действовать! Если вы используете agile-подход (а его стоит использовать), напомните проектной команде, что у вас есть потрясающая возможность демонстрировать степень выполнения и корректировать свой курс по ходу работ.

Рекомендуемые действия

  • Запуск проекта: добейтесь общего понимания главной цели проекта, объема работ, ценности, сроков и ответственности за принятие решений.
  • Вскрытие покажет: визуализируйте риски и возможности, существующие в рамках проекта, после чего определите действия, которые позволят избежать (или достичь) их.
Аналитический паралич — признак того, что ваш проект подвержен рискам.
НИКТО НЕ ПОНИМАЕТ, О ЧЕМ ВАШ ПРОЕКТ

Как вернуться на правильный путь?

Используйте коммуникативные навыки и регулярно публикуйте небольшие обновления, понятные и доступные: огромные тексты, скорее всего, читать никто не будет. Убедитесь, что вы отправляете нужную информацию с нужным уровнем детализации нужным людям.

Рекомендуемые действия

  • Краткая презентация: расскажите простым и понятным языком о сути проекта и ценности, которую он представляет для клиентов.
  • Карта проекта: формулируйте идеи и делитесь ими, описывайте критерии успеха и добивайтесь одинакового видения проекта всеми заинтересованными сторонами.

Загрузите шаблон карты проекта, чтобы управлять проектом было проще.
Готовы опробовать карту проекта? У нас есть шаблон, с помощью которого вы сможете начать работу.
 
В проектной команде нет специалистов с ключевыми навыками

Как вернуться на правильный путь?

Переосмыслите концепцию таким образом, чтобы можно было двигаться дальше с учетом имеющихся ресурсов. (Навыки решения проблем очень важны!) Показывая свое бессилие перед лицом проблемы, вы лишь уменьшаете доверие со стороны клиентов и спонсоров к вашей команде.

Рекомендуемые действия

  • Расстановка приоритетов: с помощью простого упражнения по расстановке приоритетов можно понять, какие аспекты проекта подлежат обсуждению (а какие — нет). Если вы не можете выполнить операцию X, за счет каких аспектов проекта можно закрыть дефицит квалификаций?
Отсутствие ключевых навыков или специалистов — признак того, что ваш проект подвержен рискам.
Спорьте по поводу плана высокого уровня с проектной командой. Так вы сможете проверить, насколько он реалистичен, а также визуализировать зависимости и риски. Сара Гофф-Дюпон, «невольный менеджер проектов»

Шаг 3. Реализация

Наконец-то! Пора заняться делом. Работайте недельными и двухнедельными итерациями, создавайте демонстрации для всех заинтересованных сторон и проводите ретроспективы с командой в конце каждого цикла. 

Работа в циклах итерации — рекомендуемый прием в области управления проектами.

Работайте итерациями

Agile-методологии пришли к нам из мира разработки ПО, но они подходят для проектов в любой сфере — ИТ, маркетинг, управление персоналом и т. д. Начинайте каждый цикл с планирования по принципу достаточности, а затем приступайте к работе. Не забывайте делать небольшие ретроспективы в конце каждой итерации. Можно обсудить моменты, которые прошли хорошо (и не очень), чтобы следующая итерация была еще эффективнее.

Рекомендуемые действия 

  • Планирование спринтов: планируйте работу на 1–2 недели вперед с учетом задач с наивысшим приоритетом. 
  • Ретроспективы: создайте безопасное место, где команда могла бы рефлексировать и обсуждать удачные (и неудачные) моменты для дальнейшего улучшения.

 

 

 

Работа короткими циклами — рекомендуемый прием в области управления проектами.
Отслеживание хода работ — задача специалистов по управлению проектами.

Track your progress

Сюда входят завершенные работы, расход бюджета и соблюдение сроков доставки. Используйте цифровые сервисы, например Google Docs, Trello или Jira, чтобы все видели ваш статус. Если темпы расхода бюджета или времени превысят запланированные, немедленно сообщите об этом спонсору и команде. Тогда можно будет сразу скорректировать действия, пока все окончательно не вышло из-под контроля.

Рекомендуемые действия 

 

 

 

Отслеживание хода работ — задача специалистов по управлению проектами.
Тестируйте и реализуйте обратную связь на этапе реализации проекта.

Тестируйте и реализуйте обратную связь

В конце каждого цикла итерации вносите завершенную работу в наглядную презентацию и показывайте ее заинтересованным сторонам (а в идеале — клиентам). Получайте от них обратную связь, которую можно было бы учесть при планировании следующей итерации. Возможно, прежде чем переходить к функции Y, нужно переделать функцию X.  

Рекомендуемые действия: 

  • Наглядная презентация: визуализируйте концепцию, чтобы было проще получить обратную связь.
  • Дебаты: позвольте другим оспорить ваши идеи, чтобы родились новые.

 

 

Использование обратной связи — задача специалистов по управлению проектами.

Признаки того, что ваш проект подвержен рискам на этапе реализации

ВЫ МЕШАЕТЕ ДРУГ ДРУГУ

Как вернуться на правильный путь?

Устраните проблемные места в процессе и предотвратите их появление. Разъясните каждому сотруднику его роль и сферу ответственности в проекте, чтобы сотрудники не мешали друг другу и не выполняли одну и ту же задачу дважды.

Рекомендуемые действия

  • Стендапы: начните день с актуализации — кто над чем работает, что было сделано вчера и какие задачи предстоит выполнить далее каждому члену команды.
  • Роли и обязанности: определите роль каждого человека в команде и узнайте, что необходимо членам команды для достижения успеха.

Мешаете друг другу? Это признак того, что ваш проект подвержен рискам.
КАЖЕТСЯ, ЧТО ПРОЕКТ СТОИТ НА МЕСТЕ

Как вернуться на правильный путь?

Отметьте все достижения вашей команды. Когда погружаешься в проект с головой, можно легко упустить очевидные вещи. (Ну а если проект действительно стоит на месте, нужно разобраться почему.)

Рекомендуемые действия

  • Наглядная презентация: фиксируйте инкрементальные победы за счет итераций над презентацией. Постепенно презентации будут превращаться из диаграмм в прототип, а затем и в MVP, благодаря чему прогресс вашей команды будет более ощутимым.
  • Стендапы: обсудите, что было сделано вчера, чтобы создать ощущение динамики (и/или расскажите горькую правду о том, что пока ничего не удалось довести до конца).
Чувство, что проект стоит на месте, — признак того, что ваш проект подвержен рискам.
РАСШИРЕНИЕ ОБЛАСТИ ПРОЕКТА!

Как вернуться на правильный путь?

Все индивидуально. Если у вас гибкий график работ и/или бюджет, можно попробовать увеличить объем работ по проекту. В противном случае нужно отсечь все лишнее или пойти на компромиссы, чтобы уместить все в рамках проекта. Однако не стоит экономить на качестве выполняемых работ. Помните: чаще всего вносить улучшения можно и после выпуска первоначального продукта с минимальным функционалом (MVP).

Рекомендуемые действия

  • Расстановка приоритетов: решите, каким аспектам проекта стоит уделить первостепенное внимание, и подумайте о том, на какие компромиссы из-за этого придется пойти при появлении новых идей.
  • Принципы DACI для принятия решений: определите лицо, принимающее решение, и лицо, предоставляющее рекомендации, — как для индивидуальных решений об объемах работ, так и для проекта в целом.

Загрузите шаблон DACI, чтобы управлять проектом было проще.
Готовы опробовать платформу DACI для принятия решений? У нас есть шаблон, с помощью которого вы сможете начать работу.
 
Нарушена коммуникация

Как вернуться на правильный путь?

Восстановите доверительные отношения между членами команды и всеми заинтересованными сторонами, чтобы им было комфортно общаться. Если люди ведут своего рода «политические игры» и умышленно удерживают информацию, возможно, потребуется привлечь нейтральную сторону (например, HR-команду).

Рекомендуемые действия

  • Стендапы: организуйте общение и выстаивайте доверие — делитесь новостями (пусть небольшими) о состояния задач и обсуждайте блокирующие проблемы.
  • Дебаты: если участники команды не дают друг другу творческих стимулов, используйте эту методику из сферы проектирования, чтобы получить честную и структурированную обратную связь от коллег.
  • Health Monitor™: обеспечьте безопасное пространство для команды, чтобы сотрудники могли обсудить вопросы совместной работы (сильные и слабые стороны).
  • Свои правила: определите ценности команды — используемые методы, результаты и ожидаемое поведение. 

Нарушения коммуникации — признак того, что ваш проект подвержен рискам.
ОЖИДАЕМЫЕ РЕЗУЛЬТАТЫ СЛИШКОМ ДАЛЕКИ ОТ РЕАЛЬНЫХ

Как вернуться на правильный путь?

Измените проектный график с учетом имеющейся информации о фактических усилиях, необходимых для достижения контрольных точек. Сообщите об этом, чтобы все заинтересованные стороны смогли скорректировать свои ожидания и зависимые планы.

Рекомендуемые действия

  • Ретроспектива: возвращайтесь в прошлое в каждой ретроспективе — так вы сможете сравнивать оценку итерации с фактически затраченными усилиями и непрерывно выполнять калибровку.
  • 5 «почему»: для начала проанализируйте один ожидаемый результат — спросите себя, почему он так сильно отличается от реального, и задавайте вопрос «почему» до тех пор, пока не дойдете до исходной причины.
Неточные оценки — признак того, что ваш проект подвержен рискам.

Профессиональный совет.  Помните, вы задавали измеримые цели? Убедитесь, что вы создали необходимую аналитику и инфраструктуры для отслеживания их достижения. 

Шаг 4. Доставка

Вы завершили проект. Теперь можно расслабиться? Не совсем. Завершение проекта подразумевает нечто большее, чем прекращение периодических собраний (хотя это действительно радостное событие...). 

Выпуск MVP и последующие итерации над ним — рекомендуемый прием в области управления проектами.

Создайте продукт с минимальным функционалом (MVP)

И вот великий день настал! Вы, наконец, готовы представить свой труд перед общественностью или внутренними пользователями. Если ваши клиенты находятся внутри организации или вы общаетесь с ними напрямую, убедитесь, что они приняли готовый проект. В зависимости от событий, преследовавших ваш проект в ходе разработки, возможно, будет лучше получить это подтверждение в письменном виде. А потом отпразднуйте завершение проекта со своей командой!

Рекомендуемые действия 

  • Празднуйте! Кто-то сказал «корпоратив»?..

 

 

 

Быстрый выпуск продукта с минимальным функционалом — рекомендуемый прием в области управления проектами.
Сведение бюджета — задача специалистов по управлению проектами.

Сведите бюджет

Оплатите все просроченные счета поставщикам, если вы работаете на внешнего клиента — получите с него оплату своих услуг. Сделайте отчет для спонсора проекта, используя данные по бюджету, полученные в ходе проекта. Проанализируйте, на каких моментах вы бы потратили (или сэкономили) больше средств при выполнении подобных проектов в будущем.

 

Сведение бюджета — задача специалистов по управлению проектами.
Проводите ретроспективы по проекту, чтобы в следующий раз улучшить результат.

Проводите ретроспективы по проекту

Что прошло хорошо? Что прошло плохо или даже отвратительно? Что вы вынесли для себя? Обсудите эти вопросы с членами проектной команды. Обязательно зафиксируйте полученный опыт и поделитесь им с коллегами — он может им пригодиться. И не забудьте обсудить, каких улучшений можно достичь в дальнейшем с учетом проделанной работы.

Рекомендуемые действия: 

  • Ретроспектива: рефлексируйте и обсуждайте удачные (и неудачные) моменты для дальнейшего улучшения. В ошибках нет ничего страшного, если из них извлекается опыт. 

 

 

Проведение ретроспективы по проекту — задача специалистов по управлению проектами.
Объявите о завершении проекта.

Похвастайтесь успехом

В восторге от проделанной работы? Надеемся, что это так! Напишите короткое корпоративное сообщение с описанием проекта и словами благодарности вашей команде. Если проект был внешним, стоит рассказать о нем клиентам посредством почтовой рассылки или публикации в блоге.

 

 

Объявление о завершении проекта — задача специалистов по управлению проектами

Признаки того, что ваш проект подвержен рискам на этапе доставки

«ГОТОВЫЙ» ПРОЕКТ НЕ ПРИНИМАЮТ.

Как вернуться на правильный путь?

Пришло время применить навыки дипломатии. Сначала поговорите со спонсором (клиентом, командой или иной недовольной стороной) и определите, в чем кроется несоответствие. Цель данного диалога — дать определение «готовности» и зафиксировать его в письменном виде. Тогда в дальнейшем все смогут без труда на него ссылаться. После этого составьте список действий, которые необходимо предпринять, чтобы довести текущий вариант до состояния «готовности», и раздать команде задачи из списка.

Рекомендуемые действия

  • Проверка концепта: используйте этот этап в качестве форума для обсуждения с руководством выполненных и предстоящих этапов проекта.
Разногласия при определении «готовности» работы — признак того, что ваш проект подвержен рискам.
Созданный вами продукт «заживет» своей жизнью, поэтому вам нужно подумать над планом его поддержки после запуска. Кто будет осуществлять поддержку и обслуживание? Какие показатели или отчеты нужны для оценки успеха? Омари Бенпайо, руководитель группы проектов Atlassian

Шаг 5. Совершенствование

После выпуска MVP «невольные менеджеры проектов» в большинстве своем с радостью возвращаются к привычной работе. Даже в этом случае попробуйте ответить на следующие вопросы: 

  1. Достигли ли вы показателей успеха в рамках проекта?
  2. Пришлось ли исключить какие-либо идеи из MVP?
Если ответ на эти вопросы «да» или «нет», читайте дальше.

По сути, совершенствование недавно выпущенного продукта — это постоянный процесс, а не «шаг» как таковой. Тем не менее, это чрезвычайно важно.

Давайте поговорим об объеме работ. Если из MVP пришлось исключить важные и интересные моменты, у вас появилась возможность вернуться к ним. Можно попробовать собрать всех членов проектной команды вместе и посвятить этому все или большую часть времени. Или, если это невозможно, попробуйте посвящать этому часть времени, выделенного каждым сотрудником на проект, и постепенно решать задачи из списка текущих дел. В любом случае, по сути, вы вернетесь к этапу «Планирование».  

Итак, что там насчет критериев успеха? Возможно, вы не поймете, что достигли успеха, пока не выпустите MVP и продукт некоторое время не «поживет» в реальном мире. Вы уже пытаетесь оценить, насколько была достигнута цель (ведь так?), поэтому вашей непосредственной задачей является мониторинг этого процесса.

Кроме того, подумайте о том, как можно было бы достигнуть результата быстрее, и проведите небольшое тестирование в этой области. В зависимости от проекта вам могут потребоваться количественные данные (например, интенсивность использования, снижение издержек), качественные данные (например, опросы, тестирование удобства использования) или и те, и другие.

Если вы понимаете, что сбились с пути, ведущему к достижению цели, значит, пришло время засучить рукава и выполнить итерации над проделанной работой. Преобразуйте необработанные данные, полученные с помощью тестов и отчетов, в ценную практическую информацию. Может статься, что тестируемая идея достойна внедрения на практике. Или же в ходе анализа данных тестирования могут появиться новые идеи для проведения дополнительных тестов.

Когда вы поймете, какие улучшения требуются, каждое из них станет отдельным мини-проектом. Можно также объединить несколько улучшений в один комплексный проект, если каждое из них требует привлечения одной и той же группы сотрудников (планировать занятость в одном большом блоке проще). В любом случае, по сути, вы вернетесь к этапу «Концепция»

Признаки того, что ваш проект подвержен риску не достичь целей

ВАШ MVP НЕ ИСПОЛЬЗУЕТСЯ, И ВЫ НЕ ЗНАЕТЕ, ПОЧЕМУ

Как вернуться на правильный путь?

Настало время провести качественный анализ. Поговорите с целевыми клиентами, чтобы узнать, почему они не используют ваш проект. По возможности организуйте пользовательское тестирование (живое или с помощью онлайн-сервиса), чтобы оценить поведение пользователей при работе с существующим продуктом.

Рекомендуемые действия


Загрузите шаблон карты эмпатии, чтобы управлять проектом было проще.
Готовы приступить к составлению карты эмпатии? У нас есть шаблон, с помощью которого вы сможете начать работу.
 
ИНКРЕМЕНТАЛЬНЫЕ ИЗМЕНЕНИЯ НЕ МОГУТ СДВИНУТЬ ПРОЦЕСС С МЕРТВОЙ ТОЧКИ

Как вернуться на правильный путь?

Сохраняйте уверенность. Это может привести к смене стратегии или полному переосмыслению вашего проекта. Но не отчаивайтесь. Если вы внесете одно большое изменение на пути к успеху, ваша средняя результативность будет довольно внушительной — 0,500. (К слову, текущий рекорд по результативности отбивания мяча в бейсболе, поставленный Бейбом Рутом, составляет всего лишь 0,342.)

Рекомендуемые действия

  • 5 «почему»: используйте эту методику анализа, чтобы найти причину возникновения проблемы и понять, каким изменениям нужно будет уделить внимание в будущем.
  • Используйте disrupt-подход: очистите мысли и генерируйте новые идеи.
Загрузите набор disrupt-карт, с помощью которых управлять проектами будет проще.
Готовы попробовать провести disrupt-семинар? Загрузите этот набор карт, затем перейдите по ссылке слева для получения инструкций.
 

Шаблоны для управления проектами

В целях удобства мы собрали все шаблоны, предлагаемые на этой странице, в одном месте. 

 

Загрузите шаблон визуализации концепции для своего проекта.
С помощью шаблона визуализации концепции можно определить проблему, решение и личность клиента.

 

Загрузить
Загрузите шаблон карты эмпатии для своего проекта.
Шаблон карт эмпатии поможет мыслить как клиент и взглянуть на ситуацию его глазами.

 

Загрузить
Загрузите disrupt-шаблон для своего проекта.
Этот набор disrupt-карт поможет вам очистить разум и начать генерировать новые идеи.

 

Загрузить
Загрузите шаблон DACI для своего проекта.
С помощью шаблона DACI проще определить роль каждого сотрудника в процессе принятия решений и раньше принять правильное решение.

 

Загрузить
Загрузите шаблон карты проекта.
Если проектные брифы и уставы — это не про вас, попробуйте создать карту проекта с помощью этого шаблона.

 

Загрузить

программное обеспечение для управления проектами

Оказывается, мы создаем программное обеспечение, благодаря которому управлять проектами проще. 

Подробнее