Автоматизация рабочих процессов появилась в ответ на потребность в оптимизации операций и принятии более точных решений. Автоматизация помогает работать эффективнее, сокращает количество ошибок и высвобождает кадровые ресурсы для выполнения более важных задач. Индивидуальные стратегии автоматизации решают конкретные эксплуатационные задачи, а также повышают продуктивность и качество обслуживания клиентов.
В этом подробном руководстве рассматривается автоматизация рабочих процессов, ее принципы и преимущества широких возможностей автоматизации Jira. Мы ознакомимся с тем, как за счет автоматического выполнения повторяющихся заданий можно оптимизировать операции и значительно усовершенствовать процессы принятия решений в организациях. Поняв, какие функции им требуются от решений по автоматизации рабочих процессов, и используя богатые возможности Jira, компании могут добиться беспрецедентной эффективности и продуктивности.
Что такое автоматизация рабочих процессов?
Автоматизация рабочих процессов — это подход к автоматизации различных бизнес-процессов, рабочих процессов и заданий компании с минимальным вмешательством человека. Для автоматизации рабочих процессов используется программное обеспечение, позволяющее создать серию автоматизированных действий по реализации этапов бизнес-процесса, что помогает командам эффективно и единообразно выполнять задачи.
Как устроена автоматизация рабочих процессов
Программное обеспечение для автоматизации рабочих процессов распределяет задания и данные между сотрудниками и системами на основе заранее определенных правил и триггеров. Например, когда в одной системе задание отмечается как выполненное, его можно автоматически отправить следующему исполнителю, и при этом обновить дашбоарды. Это экономит время по сравнению с ручной передачей и сокращает количество ошибок.
Чтобы приступить к автоматизации, выполните следующие действия.
- Изучите текущий рабочий процесс, собрав информацию о потоках заданий между командами. Сосредоточьтесь на понимании того, как происходит запуск проектов, каковы критерии выполнения задания, как выглядит объем работы и каковы причины возникновения узких мест. Определите, что приводит к созданию и изменению каждого задания.
- Визуально изобразите рабочий процесс, чтобы определить неоптимальные участки. Создайте черновик рабочего процесса, чтобы выделить точки разбивки. Позвольте многофункциональным командам совместно поработать над улучшением черновика и выявлением непродуктивных методов.
- Определите задания, для которых требуется интегрировать данные из других систем, и проверьте, поддерживает ли их программное обеспечение для рабочих процессов. Рассмотрите возможность корректировки рабочего процесса в соответствии с требованиями к интеграции, например разделения заданий на более мелкие подзадачи.
- Устраните недостатки рабочего процесса, включая проблемы взаимодействия и просроченные задания. В качестве примеров можно привести введение мер обеспечения подотчетности по заданиям или уточнение передаваемой системной информации.
- Сформируйте рабочий процесс в программном обеспечении для автоматизации, описав каждое задание и назначив роли пользователей. В зависимости от потребностей команды сделайте процесс более наглядным с помощью диаграмм Ганта, карт процессов, календарей и т. д.
- Создайте автоматические триггеры и действия, чтобы оптимизировать повторяющиеся задания. Настройте наборы правил автоматизации под свои уникальные потребности или используйте готовые варианты.
- Постоянно тестируйте и оптимизируйте автоматизированный рабочий процесс для устранения проблем. Определите параметры продуктивности и ключевые показатели эффективности для мониторинга производительности. Используйте дашбоарды, чтобы поддерживать наглядное общее представление о прогрессе и блокерах.
- Обучите команду новому автоматизированному рабочему процессу с помощью практических демонстраций. Подготовьте команды к преобразованию и оптимизации рабочих процессов с помощью планов управления изменениями.
Примеры автоматизации рабочих процессов
Гибкие возможности автоматизации рабочих процессов можно увидеть на примере следующих отраслей.
Здравоохранение. Автоматизация рабочих процессов повышает эффективность и качество обслуживания — от упрощения регистрации пациентов с помощью электронных форм до автоматизации планирования посещений врача и управления лекарствами.
Банковское дело. Программное обеспечение для управления заданиями позволяет автоматизировать обработку займов, улучшить возможности обнаружения мошенничества, поддерживать соответствие требованиям и повысить качество обслуживания клиентов за счет автоматического управления счетами.
Логистика. Оптимизируйте заказы, управление складскими запасами, транспортировку, контроль качества и управление документами.
Розничная торговля. Упростите управление запасами, обработку заказов, обслуживание клиентов и работу магазина.
Страхование. Оптимизируйте обработку заявок, андеррайтинг, соблюдение нормативных требований, обслуживание клиентов и выявление мошенничества.
Недвижимость. Усовершенствуйте управление собственностью, транзакциями и потенциальными клиентами, а также процессы проверок.
Производство. Используйте рабочие процессы для контроля качества, управления производственными процессами и эффективного оснащения производства необходимыми инструментами.
Преимущества автоматизации рабочих процессов
Автоматизация рабочих процессов имеет множество преимуществ в рамках любой деятельности компании. Она значительно повышает эффективность и производительность, обеспечивая непрерывное совершенствование. Вот несколько ключевых преимуществ автоматизации рабочих процессов.
Повышение эффективности
Автоматизация повторяющихся заданий дает сотрудникам возможность сосредоточиться на более стратегической работе, что повышает общую продуктивность. Автоматизированные процессы позволяют быстрее выполнять задания и действуют в любое время суток, что значительно повышает эффективность.
Уменьшение количества ошибок
Автоматизированные рабочие процессы позволяют свести к минимуму человеческий фактор за счет единообразного выполнения заданий по заранее определенным правилам. Это приводит к повышению точности в таких заданиях, как ввод данных, вычисления и обработка. Кроме того, это позволяет сократить затраты времени и ресурсов на исправление ошибок.
Инструменты для совместной работы
Ваша система отслеживания заданий должна способствовать коммуникации и совместной работе участников команды. Этот инструмент выступает платформой для ведения диалога, обмена документами, предоставления обратной связи и координирования действий. Он помогает улучшить командную работу и гарантировать успех проекта в целом.
Экономия средств
Автоматизация рутинных задач снижает потребность в ручном труде. Благодаря меньшему количеству ошибок компании экономят на расходах, связанных с их исправлением. Помимо этого, за счет автоматизации рабочих процессов можно оптимизировать распределение ресурсов.
Эффективная совместная работа
Особенности автоматизации рабочих процессов часто способствуют формированию культуры сотрудничества среди участников команды независимо от их местонахождения. Обновления в реальном времени, общие рабочие пространства и автоматические уведомления помогают всем оставаться в курсе событий. Это укрепляет командную работу и позволяет проводить плодотворные собрания.
Масштабируемость
Автоматические рабочие процессы позволяют компаниям справляться с растущей рабочей нагрузкой без пропорционального увеличения штата сотрудников. Это способствует росту бизнеса без ущерба для качества и эффективности.
Важные возможности решений по автоматизации рабочих процессов
Чтобы добиться желаемых результатов, важно правильно выбрать инструмент автоматизации рабочих процессов. Вот несколько основных возможностей в решениях по автоматизации рабочих процессов, на которые следует обратить внимание.
Удобство в использовании
В первую очередь, у инструмента должен быть удобный интерфейс и понятный дизайн, чтобы сотрудникам было просто в нем ориентироваться. Это способствует быстрому внедрению и ускоренной окупаемости инвестиций.
Возможности интеграции
Полная интеграция с существующими системами и приложениями чрезвычайно важна для органичного обмена данными между различными инструментами и платформами. Кроме того, она позволяет предотвратить разрозненность данных и по максимуму использовать автоматизацию рабочих процессов.
Возможности настройки и гибкость
Возможность настроить рабочие процессы под конкретные потребности бизнеса имеет решающее значение. Гибкий инструмент автоматизации рабочих процессов можно адаптировать к индивидуальным эксплуатационным требованиям, чтобы обеспечить соответствие стратегическим целям.
Масштабируемость
Решения по автоматизации рабочих процессов должны справляться с растущими объемами работы по мере роста бизнеса. Сюда входит поддержка множества рабочих процессов, пользователей и источников данных без ущерба для производительности и надежности.
Отчеты и аналитика
Подробная отчетность и аналитика незаменимы для оценки эффективности рабочего процесса. Благодаря доступу к аналитическим данным в реальном времени эти возможности позволяют определить области для улучшения и принимать решения на основе данных.
Безопасность
Инструменты автоматизации должны иметь надежные меры безопасности, такие как шифрование, контроль доступа и журналы, для защиты от несанкционированного доступа и утечек данных.
Доступность на мобильных устройствах
Доступность на мобильных устройствах приобретает все большее значение — благодаря ей сотрудники могут сохранять продуктивность и поддерживать бесперебойность рабочих процессов независимо от географического местоположения.
Автоматизация рабочих процессов с помощью Jira
Эффективная система автоматизации Jira дает командам возможность легко автоматизировать задания и процессы, экономя время, снижая когнитивную нагрузку и позволяя масштабировать операции. Это программное обеспечение помогает успешно доводить проекты до финишной черты. Оно поддерживает планирование, определение работы и отслеживание прогресса в реальном времени для своевременного выполнения проектов. С помощью Jira команды могут автоматизировать рабочие процессы и сосредоточиться на поставке ценных продуктов, при этом эффективно управляя заданиями и сроками.
В Jira также есть различные функции управления проектами, включая доски, задачи, хронологии, дашбоарды, отчеты и шаблоны.
- Доски наглядно показывают ход выполнения проекта для гибкого управления заданиями в рамках agile-методик управления проектами, таких как Scrum и Kanban.
- Задачи позволяют детально отслеживать все рабочие элементы проекта и управлять ими, предоставляя настраиваемые рабочие процессы для точного отражения реальных процессов.
- Хронологии помогают планировать проект и визуализировать сроки. А хронологии проекта также обеспечивают соответствие общим целям проекта или портфеля.
- Дашбоарды позволяют получить настраиваемое представление ключевых показателей и статусов проекта, а также мгновенно оценивать прогресс и возникающие проблемы.
- Отчеты служат для сбора ценных данных об эффективности работы команды и ходе проекта, поддерживая рабочие процессы Agile, соответствующие методики и непрерывное совершенствование.
- Шаблоны предусмотрены для различных типов проектов, включая разработку программного обеспечения, управление проектами, отслеживание заданий и многое другое. Шаблоны Jira содержат предварительно настроенные рабочие процессы, типы задач и поля, которые помогают командам быстро приступить к работе по передовым подходам.
Подробное описание этих функций см. на странице возможностей Jira.
ПО для управления заданиями Jira позволяет управлять проектами командам любого типа. Благодаря Jira команды разработчиков получают четкое представление о том, над чем они работают. Они также понимают, как их работа вписывается в общую картину и каковы дальнейшие планы. Jira обладает гибкостью, необходимой вашей команде, чтобы маневрировать по мере изменения ситуации и в конечном итоге успешно достигать поставленных целей.
Автоматизация рабочих процессов: часто задаваемые вопросы
Какие задания можно автоматизировать с помощью ПО для автоматизации рабочих процессов?
ПО для автоматизации рабочих процессов может выполнять различные задания, включая ввод данных, проведение маркетинговых кампаний по электронной почте, публикации в социальных сетях, работу с потенциальными клиентами, обработку заявок в службу поддержки клиентов и адаптацию сотрудников. Такие задания обычно состоят из повторяющихся действий, которые можно стандартизировать и автоматизировать с помощью ПО для экономии времени и уменьшения количества ошибок.
Какие трудности возникают при автоматизации рабочих процессов?
Среди распространенных трудностей, возникающих при автоматизации рабочих процессов, — интеграция существующих систем, управление изменениями в компании, сохранение точности данных, а также первоначальная установка и настройка ПО для автоматизации.
Чтобы справиться с этими проблемами, командам рекомендуется тщательно спланировать внедрение, выбрать ПО с надежными возможностями интеграции, качественно обучить сотрудников и начать с небольших проектов по автоматизации.
Можно ли настроить автоматизацию рабочих процессов для разных видов бизнеса?
Решения по автоматизации рабочих процессов обладают большой гибкостью. Команды могут настроить их в соответствии с потребностями конкретного бизнеса. Компании могут гибко адаптировать правила автоматизации, рабочие процессы и интерфейсы к своим уникальным процессам, отраслевым стандартам и операционным целям, а также получить максимальную выгоду от внедрения решения.