Быстрая и частая поставка качественной продукции может стать сложной задачей для компаний со множеством продуктов, заинтересованными лицами из разных функциональных областей и сроками, на которые рассчитывают клиенты. Эффективное расписание проекта включает в себя все необходимое для завершения проекта в определенные сроки, в том числе даты начала и окончания, контрольные точки, зависимости и обновления статуса в реальном времени. Это упрощает выполнение проекта в целом и приводит к более успешным результатам.
В этом руководстве рассматриваются преимущества расписания проекта, этапы его создания и методы для оптимизации завершения проекта.
Что такое расписание проекта?
Расписание проекта показывает четкое и актуальное состояние проекта, включая задания, назначения, зависимости и контрольные точки. Программное обеспечение для планирования проектов, такое как Jira, помогает командам разбивать сложные блоки работы на более мелкие и выполнимые задачи, что улучшает сопоставление зависимостей, планирование ресурсов и точность сроков выполнения работ.
Компоненты расписания проекта
Расписание проекта — это ценная часть его жизненного цикла. Оно эффективно передает важную информацию с первого взгляда, используя понятные и наглядные элементы.
- Визуальные хронологии, такие как диаграммы Ганта, поддерживают согласованность между участниками. Интерактивная хронология Jira позволяет добавлять эпики, отображать рабочие задачи, определять зависимости и отслеживать релизы.
- Задания и контрольные точки разделяют работу, необходимую для завершения проекта. Группировка заданий в логической последовательности с помощью зависимостей позволяет устанавливать контрольные точки и придерживаться графика проекта.
- Сроки и зависимости помогают руководителям проектов оценивать контрольные точки и общие даты завершения. Отслеживание зависимостей помогает выявлять и устранять узкие места на ранних этапах жизненного цикла проекта.
- Бюджетные сводки сравнивают текущие расходы по проекту с бюджетом. Привязка бюджетной сводки к плану проекта помогает управлять расходами и позволяет руководителям проектов вносить необходимые коррективы в течение всей хронологии.
- Отслеживание ресурсов показывает назначенных участников команды для каждого задания в хронологии и дает уверенность в том, что ресурсов достаточно и они не простаивают без дела.
- Ссылки на план проекта помогают участникам команды определить цели, объем, процесс и методологию.
Зачем использовать расписание проекта?
Расписание управления проектом помогает сохранять контроль над проектом. Вот некоторые из преимуществ его использования.
- Четкое направление позволяет команде сосредоточиться на цели и понимать, как успешный результат приносит пользу клиентам и бизнесу.
- Управление временем делает работу последовательной и определенной, что повышает производительность.
- Распределение ресурсов становится проще благодаря выполнению небольших последовательных заданий, которые не перегружают участников команды.
- Управление рисками более эффективно, поскольку на ранних этапах проекта легче обнаружить препятствия и отставания от расписания.
Шаги по созданию расписания проекта
Изучите цели проекта перед созданием расписания. План проекта содержит важную информацию о том, какой продукт вы создаете и зачем. В ходе этого процесса, лежащего в основе управления Agile-проектами, командная работа помогает включить всю работу, определить зависимости и произвести точную оценку. Опирайтесь на эти данные, чтобы создать расписание проекта при помощи следующих этапов.
Определите задания и контрольные точки
Разбейте большие блоки работы на более мелкие задания, которые можно легко оценить. Определите зависимости каждого задания, это поможет установить их последовательность. Сгруппируйте похожие задания в контрольные точки, но будьте готовы организовать их по-другому в дальнейшем.
Установите последовательность заданий
Определите порядок выполнения заданий. Учтите зависимости. Используйте инструменты планирования проектов, чтобы визуализировать ход проекта от начала до конца. Иногда команды проходят по заданиям в обратном порядке, чтобы установить их последовательность.
Оцените продолжительность заданий
Оценить продолжительность заданий может быть сложно, но разделение работы на более мелкие задачи поможет упростить оценку. Сотрудничайте в команде, чтобы оценки не были ни слишком жесткими, ни слишком мягкими. Опытные участники команды обычно хорошо представляют себе, сколько времени уходит на задание.
Назначьте задания участникам команды
Назначайте участников команды в зависимости от навыков и доступности. Будьте готовы двигать задания, чтобы не поручать все одному или двум людям. Определите, над какими заданиями нужно работать одновременно, а не последовательно. Например, измените порядок выполнения отдельного задания без зависимостей, входящего в последнюю контрольную точку, если ресурсы доступны в первом этапе.
Доработайте расписание
Прежде чем завершить составление расписания и приступить к работе, представьте его на рассмотрение спонсору проекта. Если срок нужно укоротить, можно сократить объем работ по проекту в соответствии с требованиями рынка или разбить проект на дополнительные этапы.
После корректировки запланированной работы в соответствии с потребностями бизнеса проект переходит от планирования к выполнению и команда приступает к работе.
Делитесь информацией и отслеживайте прогресс
Последний шаг перед началом работы — поделиться расписанием проекта с заинтересованными сторонами. Это гарантирует, что все согласятся с хронологией и будут знать, как оставаться в курсе событий.
Постоянно отслеживайте прогресс. Инструменты планирования проектов, такие как Jira, позволяют легко выявлять выполненные задания и отставания от расписания. Мотивируйте всю команду следить за расписанием проекта и задавать вопросы на ранней стадии. Корректировка расписания с учетом неожиданных или пропущенных заданий сразу после их обнаружения позволяет продвигаться по проекту.
Методы планирования проекта
Инструменты и шаблоны планирования проектов помогают разбивать большие проекты на выполнимые и отслеживаемые задания. Это эффективный и действенный способ составления расписания проекта и контроля за ним.
Jira предоставляет готовые блоки, которые помогут вам довести проект до успешного завершения.
- Доски помогают команде проекта планировать, визуализировать и управлять работой, отображая отдельные карточки, или фрагменты работы, которые можно перенести в разные области рабочего процесса.
- Дашбоарды обеспечивают единое представление всех проектов, назначений и достижений для эффективного мониторинга прогресса.
- Шаблоны, такие как предварительно настроенный шаблон расписания проекта, предоставляют необходимые элементы для быстрого перехода от плана проекта к его расписанию.
Вот несколько способов эффективно составить расписание проекта.
Диаграммы Ганта
Руководители проектов часто используют диаграммы Ганта как наглядное представление хронологии проекта. На диаграмме показано время начала и окончания каждого задания, а также его зависимости, что позволяет получить целостное представление о всем проекте.
Списки заданий
Списки заданий — это простой, но эффективный способ определить всю необходимую работу и организовать ее выполнение.
Календари
Календари помогают управлять заданиями с четкими сроками: совещания с заинтересованными сторонами, ожидаемые поставки материалов, приемочное пользовательское тестирование и т. п. Календари не содержат назначений ресурсов и зависимостей и используются для организации общих процессов.
Создайте расписание проекта в Jira
Понимание элементов и методов эффективного составления расписаний помогает успешно доводить проекты до финишной черты. Информирование заинтересованных сторон, параллельные рабочие потоки и соблюдение сроков — со всем этим можно справляться с легкостью. Функция хронологии в Jira помогает командам планировать проекты, определять объем работ и отслеживать прогресс от идеи до релиза.
Благодаря Jira участники команды знают, над чем они работают, как это соотносится с бизнес-целями и что происходит с продуктом. Инструмент позволяет гибко реагировать на меняющиеся приоритеты, сохраняя контроль за ходом реализации проектов. Средство Jira разработано специально для успешного решения задач, связанных с расписаниями проектов и другими процессами.
Расписание проекта: часто задаваемые вопросы
В чем разница между расписанием и планом проекта?
В плане проекта изложены цели, политики, методологии и процедуры проекта. Это документ с общими сведениями, на котором основано расписание проекта. План проекта обычно включает его область, стоимость и общую хронологию.
Расписание проекта содержит все контрольные точки и задания, необходимые для реализации запланированного проекта в установленной последовательности, а также зависимости и назначения задач.
Что обычно вызывает затруднения при формировании расписаний проектов?
К числу распространенных трудностей при формировании расписаний проектов относятся оценка продолжительности заданий и определение последовательности работ для равномерной загрузки без простоев и авралов.
Визуальные хронологии дают целостную картину проекта, позволяя корректировать расписание для оптимизации ресурсов. Активное сотрудничество в команде помогает выявлять зависимости, а используя коллективный опыт, можно уточнять оценки.
Как расписание проекта способствует его успеху?
Тщательно разработанное расписание проекта включает все задания, необходимые для завершения проекта. С ним легче отслеживать статус и контрольные точки, а также оперативно выявлять препятствия. Например, если задание зависит от внедрения новой технологии, но интеграция отстает из-за проблем с качеством, риск можно обнаружить сразу после его возникновения. Так вы сможете быстрее принять решения и не дать проекту выбиться из расписания.